Compliance – Detecção – Parte V
Nesta série de artigos, estou tratando da importância do canal de denúncias como um dos instrumentos de detecção, e dos pilares que o sustentam de forma efetiva.
O primeiro pilar de sustentação deste canal, tema do meu artigo anterior, é a sua credibilidade no que diz respeito ao sigilo das informações e a preservação do anonimato do denunciante. Sem esta condição básica, simplesmente não haverá denúncias, pelo menos, nada que seja muito relevante.
O segundo pilar, assunto desta breve reflexão, diz respeito à tratativa séria, disciplinada e obstinada de qualquer denúncia – ênfase – de qualquer denúncia. É natural que as pessoas esperem por algum desdobramento quando fazem uma denúncia. Anseiam pelo esclarecimento ou solução de uma situação que, aos seus olhos, não está correta e precisa de uma intervenção. Se nada acontece, além da frustração e desmotivação, estas pessoas ainda formarão fileiras com os céticos e críticos do canal. Portanto, o cuidado da organização deve ser tal que, por mais absurda que uma denúncia possa parecer, ela seja levada a sério, investigada de forma exaustiva, até que todas as suspeitas sejam verificadas, até que se chegue a alguma conclusão com a melhor fundamentação possível e as medidas necessárias sejam tomadas.
Aí está um desafio de alta complexidade e de difícil execução.
Realizar o trabalho investigativo de forma imparcial, sigilosa, discreta e ainda correr atrás de fatos e evidências para comprovação da denúncia feita, não é coisa para amadores.
Durante o andamento do processo, as ações necessárias devem ser conduzidas sem produzir fumaça até que tudo seja concluído e fique claramente evidenciado se havia ou não fogo naquela denúncia. Uma denúncia procedente, que poderia produzir ótimos resultados para uma organização, pode se perder em meio à fumaça gerada numa investigação mal conduzida e terminar em nada.
Duas áreas obrigatórias na condução de uma investigação são a Auditoria Interna e o Departamento Jurídico.
A primeira por possuir as competências necessárias para verificar processos, sistemas e registros, além da imprescindível experiência em abordar testemunhas e envolvidos. A segunda, para impedir que ações tomadas ao longo do processo investigativo saiam da mais estrita legalidade e acabem por invalidar provas essenciais para se chegar a uma conclusão. O envolvimento de outras pessoas ainda pode ser necessário, e nestes casos, a escolha deve seguir protocolos de avaliação da integridade, segurança, discrição, relevância, confiança e experiência destas pessoas.
Outro aspecto vital é a celeridade do processo investigativo, que não pode ser rápido ao ponto de deixar dúvidas e brechas para questionamentos, nem muito lento, perdendo relevância ao ponto de cair no esquecimento. Desta forma, uma avaliação prévia do teor da denúncia e de sua significância para a sustentabilidade e resultados do negócio, deve orientar a elaboração de um cronograma e definição de um deadline para a investigação. Uma vez estabelecidos, todos os recursos necessários devem ser devidamente alocados para o seu cumprimento.
No meu próximo artigo, vou tratar da crucial importância de algum tipo de feedback, sem o que, por um lado o denunciante ficará com a percepção de que nada foi feito e de que a organização não leva a sério as denúncias que recebe e, por outro, muito mais relevante, a organização perderá uma ótima oportunidade de aprendizado e amadurecimento. E isto é tudo o que não queremos!
Até lá!
quer ler os outros post dessa série:
Compliance e Detecção – Parte I
Compliance e Detecção – Parte II
Autor: Jedaias Jorge Salum – Engenheiro Mecânico pela PUC-MG, com pós-graduação em Tecnologia de Obtenção de Celulose pela USP/IPT/ABTCP e MBA em Gestão Empresarial pela FGV Belo Horizonte. Atuou por mais de 34 anos na Cenibra, empresa do setor de papel e celulose, nos últimos 7 anos como Assessor da Presidência, responsável pelo Planejamento Estratégico, Comunicação Corporativa, Relações Institucionais, Gestão de Compliance, coordenador do Comitê de Sustentabilidade, do Comitê de Compliance e Gestão de Riscos e das Reuniões da Diretoria. Atuou na área comercial por 14 anos, tendo assumindo inicialmente a gestão da assistência técnica aos clientes, em seguida a Gerência Comercial, encerrando esta passagem como Gerente de Marketing e Assistência Técnica da empresa. Iniciou as atividades na Cenibra em 1982 como Engenheiro Projetista, tendo desenvolvido e implantado vários projetos industriais de aumento da capacidade produtiva. Em 1989 assumiu a Gerência do projeto da área de Recuperação e Utilidades da duplicação da fábrica. Iniciou sua carreira profissional na área de projetos mecânicos da Usiminas, onde trabalhou como projetista por mais de seis anos.
