Compliance: Prevenção – Parte VI
Uma vez que a política de integridade ou de compliance e o código de conduta ética estiverem bem absorvidos pela organização, não será tarefa muito difícil fazer com que os demais procedimentos, regras, limites de competência e termos de compromisso também o sejam. Defino este segundo conjunto como “documentos reguladores”. É fundamental que eles estejam alinhados e guardem máxima coerência com os “documentos norteadores”, pavimentando então, o caminho a ser trilhado na busca da integridade e da boa conduta.
Não tenho a ilusão de que o mais completo e bem estruturado sistema de gestão possa assegurar a qualquer organização que ela estará imune a desvios de conduta. Isto não implica dizer que o sistema não deva ser bem elaborado, pelo contrário, deve ser construído com o máximo cuidado possível. Neste sentido, faço algumas práticas e rápidas sugestões para a elaboração destes procedimentos e regras seguindo a máxima “make it simple”.
Começando com os procedimentos internos, com foco na prevenção de desvios, há dois básicos que se aplicam a qualquer organização, especialmente às áreas comerciais (compra e venda), ao jurídico e ao financeiro. Embora sejam sugestões muito simples, exercem uma força tremenda no que tange a conduta dos atores envolvidos. O primeiro, tanto quanto possível, é o de enviar pelo menos dois representantes para as reuniões de negócios. A presença de dois representantes da organização produz, no mínimo, dois efeitos imediatos: de um lado, inibe a outra parte, caso tenha alguma proposta indecorosa em mente; do outro, fortalece o posicionamento da organização pela ajuda mútua entre seus dois representantes. Um segundo procedimento muito eficaz é o de se gravar, além das próprias reuniões, todas as ligações telefônicas originadas e recebidas por áreas sensíveis. Naturalmente, como já é praxe em serviços de atendimento aos clientes e consumidores, é imprescindível que os envolvidos sejam informados e estejam cientes que sua conversa ou reunião está sendo gravada.
Regras e limites de competência precisam ser estabelecidos. O ponto é que estas regras, mesmo que bem estabelecidas, precisam ser observadas de fato. Apenas para exemplificar, aponto a seguinte fragilidade, muito comum no dia a dia das empresas: a aprovação ou assinatura sem uma avaliação minimamente superficial do que se está aprovando. Não se trata aqui de confiar ou não confiar nas pessoas, mas de observar os limites de competência. Se eles existem, não podem ser simplesmente desconsiderados. Aprovações proforma, feitas mecanicamente apenas para constar ou mesmo delegadas às pessoas de confiança (como um assessor ou secretária) é o mesmo que jogar esta regra na lata de lixo. Desconsiderando a intencionalidade, a verificação do que se está aprovando será, no mínimo, mais um filtro contra possíveis erros, humanos.
Termos de compromisso, uma maravilha negligenciada! Uma assinatura colocada em um pedaço de papel pode, simplesmente, não ter significado algum. No entanto, se estes termos forem assinados num solene momento de recordação e reflexão, o seu conteúdo será gravado, memorizado e funcionará como uma espécie de vacina a fortalecer o sistema imunológico da organização.
Finalizando, relembro uma regra de ouro: diante de qualquer dúvida, pergunte! Não assuma nenhum compromisso sem convicção, sem a certeza de estar agindo de acordo com a cultura e com os documentos norteadores e reguladores da organização. Divida sua dúvida com alguém. Peça ajuda. Esta atitude pressupõe humildade, liberdade, confiança, transparência e honestidade, servindo como forte barreira contra eventuais desvios, tanto fortuitos quanto aqueles intencionais.
Na sequência, vamos pensar um pouco no pilar da detecção. Até lá!
Autor: Jedaias Jorge Salum – Engenheiro Mecânico pela PUC-MG, com pós-graduação em Tecnologia de Obtenção de Celulose pela USP/IPT/ABTCP e MBA em Gestão Empresarial pela FGV Belo Horizonte. Atuou por mais de 34 anos na Cenibra, empresa do setor de papel e celulose, nos últimos 7 anos como Assessor da Presidência, responsável pelo Planejamento Estratégico, Comunicação Corporativa, Relações Institucionais, Gestão de Compliance, coordenador do Comitê de Sustentabilidade, do Comitê de Compliance e Gestão de Riscos e das Reuniões da Diretoria. Atuou na área comercial por 14 anos, tendo assumindo inicialmente a gestão da assistência técnica aos clientes, em seguida a Gerência Comercial, encerrando esta passagem como Gerente de Marketing e Assistência Técnica da empresa. Iniciou as atividades na Cenibra em 1982 como Engenheiro Projetista, tendo desenvolvido e implantado vários projetos industriais de aumento da capacidade produtiva. Em 1989 assumiu a Gerência do projeto da área de Recuperação e Utilidades da duplicação da fábrica. Iniciou sua carreira profissional na área de projetos mecânicos da Usiminas, onde trabalhou como projetista por mais de seis anos.
